Bentuk – Bentuk dan Simbol – Simbol SOP

Pengantar Administrasi Perkantoran

Bentuk – Bentuk dan Simbol – Simbol SOP

1.      Simple Steps

Simple steps berisi prosedur kerja yang sangat sederhana dan tidak terlalu terperinci, biasanya SOP jenis ini digunakan hanya untuk situasi kerja dengan sedikit operator. SOP jenisini tepat digunakan untuk prosedur kerja dengan sedikit pengambilan keputusan, dengan kurang darisepuluh langkah.

2.  Hierarchical steps

  Hierarchical steps lebih terinci daripada jenis-jenis SOP simple steps, dimana pada SOP initerdapat kalimat dan terdapat sub-kalimat sehingga memudahkan operator untuk memahaminya.Jenis SOP ini cocok untuk digunakan untuk prosedur yang cukup panjang, yakni jika proses yang akan ditulis lebih dari 10 langkah, dan tidak mempunyai banyak keputusan.

3.  Graphic Format

Graphic format merupakan pengambangan dari SOP Hierarchical steps, dimana dalam penulisannya SOP jenis ini menyertakan gambar-gambar atau diagram untuk mempermudah pengertiannya. Grafik yang digunakan dapat menyederhanakan suatu prosedur dari bentuk yang panjang menjadi lebih singkat. SOP jenis ini biasanya dipakai untuk prosedur yang cukup panjang, yakni jika proses yang akan ditulis lebih dari 10 langkah. Dalam pembuatan SOP jenisini sebaiknya gunakan kalimat singkat yang dapat membantu untuk menjelaskan maksud dari gambar atau diagram yang ada, dan jika memungkinkan, gambar atau diagram yang digunakandapat mengilustrasikan tujuan dari prosedur tersebut. 

4.      Flowchart

Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah proses dalam pembuatan suatu keputusan, flowchart berisi pertimbangan, langkah-langkah dan juga pengambilan keputusan dalam suatu prosedur kerja. Apabila dalam suatu prosedur kerjadibutuhkan banyak pengambilan keputusan sebaiknya menggunakan flowchart untuk mempermudah pengertian prosedur yang dilakukan, dimana didalam flowchart akan dijelaskan langkah-langkah mana yang harus dipilih dan apa yang harus dilakukan setelah langkah tersebut diambil. Flowchart menggunakan symbol-simbol yang mempresentasikan suatu tindakan. Contoh simbol-simbol yang digunakan pada SOP jenis flowchart :

		Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
		Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
		Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.
		Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan ‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’  yang menentukan bagaimana alur dalam flowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.
		Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih  rinci.
		Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.
		Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input  atau output proses.
		Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis.
		Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-page Connector menggunakan angka.